Archivez, Sécurisez et Consultez tous vos documents. Easyfolder est La solution d'archivage de tous vos contenus qui vous permet d'exploiter l'intégralité de votre patrimoine en accédant simplement à vos archives, à la fois papier et électroniques.

L'assurance d'un sytème d'archivage conforme, la simplicité d'une solution ergonomique et paramétrable.

Témoignages

La solution proposée par Numen Solutions (ex CIMAIL) s’est montrée la plus adaptée à nos besoins en termes de fonctionnalités et de flexibilité. Il fallait que le prestataire choisi puisse répondre aux enjeux spécifiques du secteur hospitalier

Témoignages

Ikéa

En plus de diminuer les coûts d’envoi des bulletins de paie et annexe, Ikea offre un nouveau service à ses salariés, innove en matière de gestion RH. Par ailleurs, la mise en place du dossier électronique du salarié assure la mise à jour des informations dans le respect du cadre légal, l’homogénéisation et la sécurisation des documents, tout en permettant de gagner de l’espace d’archivage et d’agir en faveur du développement durable.

Sécurisez et optimisez votre transition digitale grâce à l'Archivage Hybride

Gérez de manière unifiée vos archives papier et électroniques !
Accédez facilement à l'information dont vous avez besoin, qu'elle se trouve sur un support papier ou électronique.

Easyfolder Record Manager embarque la gestion digitale des archives papier (versements, emprunts, localisation, historisation...) afin de maîtriser des fonds hybrides et de faciliter la transition entre le numérique et le papier.

Easyfolder traite des numérisations d'archives en masse ou au fil de l'eau, au rythme de vos besoins et manipulations d'archives papier. Easyfolder accompagne ainsi votre virage numérique personnel et personnalisé. Notre technologie a un temps d'avance et peut déjà aller jusqu'à la conservation de copies numériques fiables et ainsi vous permettre de détruire les originaux papier*.  

Système d'Archivage Electronique (SAE)

Grâce à Easyfolder Record Manager, vous sécurisez votre patrimoine documentaire et répondez aux contextes juridique et normatif. Nativement compatible et intégré dans la suite applicative Microsoft Office ©, Easyfolder Record Manager est le système d'archivage électronique pour sécuriser les documents issus de MS SharePoint ou MS Exchange. Ses modules complémentaires permettent l’archivage simplifié de tous types de contenus.

Coffre-Fort Numérique (CFN)

Grâce au coffre-fort numérique Easyfolder Safe Manager, vous disposez d’une salle des coffres permettant de mettre à disposition de vos contreparties (collaborateurs, fournisseurs, clients, partenaires) des documents sensibles. Espaces privés garantissant confidentialité et intégrité, ces coffres-forts électroniques permettent de dématérialiser l’envoi de relevés d’opérations, factures, bulletins de paie, notes de couverture… en économisant l’affranchissement, et en assurant une traçabilité complète. Ces coffres sont accessibles et optimisés pour tout terminal grâce à l'application mobile.

Des compétences à votre disposition

Nos experts en archivage vous accompagnent pour définir vos besoins et votre politique d'archivage.

Un coffre-fort numérique ou un SAE, NF Z42-013, NF Z42-020, OAIS, SEDA, NF Z44-022, ISO 14641-1, NF 461, RFC822, ISO 19005-2, Moreq2010, RFC 3161...
Que vous ayez besoin d’aide ou que vous soyez à l’aise avec ces concepts, nos experts pourront vous aiguiller afin de permettre à vos clients de profiter des technologies les plus avancées en termes d’archivage.

Pour répondre à des exigences de pérennité, de conformité, de confidentialité, nous pouvons vous aider à paramétrer nos produits.

Nous pourrons aussi faire le lien entre les archivistes de vos clients, le correspondant CNIL ou vous assister dans la relation avec son RSSI.

Accompagnement pour l'obtention de l'agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France).

Référentiel documentaire unique

Le référentiel documentaire et archivistique vous permet un classement et une recherche aisée dans l’ensemble de votre patrimoine, quel que soit le support concerné. Il accroit l’efficacité de vos collaborateurs et rationnalise vos processus.

Vocation probatoire

Easyfolder Record Manager est la brique vous permettant d’offrir la vocation probatoire. Ainsi, une pièce numérique pourra être recevable en tant que preuve, au cours d’une procédure juridique, comme un contentieux avec un salarié par exemple. Vous pouvez éliminer le papier et gagner ainsi en coût de stockage !

Confidentialité et traçabilité

La suite Easyfolder, grâce à son journal des preuves sécurisé permet de tracer l’ensemble de l’activité du système. De la même manière, l’intégrité des documents et des données est garantie grâce à un ensemble de fonctionnalités (calcul d’empreintes, vérification programmée d’intégrité, signature électronique…) et à la mise en place de procédures spécifiques.

Sécurité

Le coffre-fort numérique permet la mise à disposition de pièces dans un système prévu pour en garantir la sécurité : séparation des rôles des administrateurs, système d’enrôlement sécurisé…

SAE

Intégrabilité

Easyfolder va devenir le référentiel documentaire de votre système d’informations.grâce à une facilité d’intégration avec vos applications métiers.

Contexte normatif

Le recours à un système d’archivage électronique implique une attention particulière pour le contexte normatif, gage de qualité du système. Numen accorde une grande importance au respect des normes et standards en vigueur, notamment au travers de :

  • La NF Z 42-013 ou ISO 14641-1, sanctionnée par l’attribution d’une legal opinion
  • L’agrément SIAF, reçu par notre partenaire E-Sis grâce à la mise en place d’Easyfolder Record Manager
  • L’OAIS (ISO 14721)
  • Un positionnement Records Management (ISO 15489 / MoReq 2) et archivistique (OAIS / ISO 14721)
  • RGI –RGS
  • Module conforme avec le SEDA et la NF Z44-022
  • Le statut PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation) obtenu par LabGroup au Luxembourg grâce à Easyfolder permettant de détruire l'original papier
  • Le projet de norme NF Z42-026 relatif à la copie fidèle numérique apparue dans le décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Elle précisera les conditions à respecter pour permettre de transformer un document papier en une copie numérique fiable et ainsi de supprimer son original papier.

 

Qu'est-ce que le module SEDA ?

Depuis 2006, les Archives de France maintiennent et font évoluer un Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) en s’appuyant sur un comité de gouvernance rassemblant l’ensemble des communautés (archivistes, informaticiens, privés, publics) intéressées par le sujet.

Ce standard, conçu initialement en collaboration avec l’ancienne Direction générale à la modernisation de l’état (DGME) permet de normaliser les échanges entre applications métier (systèmes d’information) et systèmes d’archivage numérique avec un double objectif : pouvoir automatiser les échanges et pouvoir permettre aux systèmes de se “comprendre” entre eux (objectif d’interopérabilité nécessaire pour ensuite permettre la récupération ou réversibilité d’un système à l’autre des fichiers archivés). Ce standard est par conséquent inscrit dans le référentiel général d’interopérabilité (RGI).

Source : Service interministériel des Archives de France

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