Numérisez, indexez, classez, sécurisez tous vos documents ! Maîtrisez la qualité de vos documents avec un plan de classement structuré.
Diffusez, partagez vos documents et collaborez ensemble en toute simplicité. Utilisez pleinement la GED intégrée à la suite Office et vos outils métiers, gagnez en réactivité et en productivité.

Conseil Général de l'Isère

La gestion dématérialisée de l’ensemble du cycle de vie des documents administratifs et comptables de la collectivité, avec les technologies SharePoint, EasyFolder et IXbus. Elle permet aux différents métiers de la collectivité, via un intranet commun et optimisé, de gérer avec des processus identiques tous les documents dématérialisés : parapheur électronique, service de stockage et d’archivage électronique, accès aux documents, modalités de transmission à l’extérieur, statistiques…

Easyfolder Suite

Easyfolder Suite

Bénéfices et avantages de la GED

La GED apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité et de délais de réponse. Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, en tout lieu.

La GED de Numen vous apporte également de nombreux avantages :

  • Référentiel documentaire unique : plan de classement maitrisé, standardisation des nommages de documents, gestion de versions, multi format / conversion de format, unicité des documents.Numérisation optimisée : étiquette code barres, classement automatique, gestion de bannettes, indépendance envers  le matériel de numérisation, numérisation de masse.
  • Recherche efficace : indexation full text / métadonnées, recherche par mots clés, recherche avancée et personnalisable.
  • Contrôle strict des accès : gestion fine des droits sur chaque document, gestion de profils, intégration de l’annuaire d’entreprise LDAP ou serveur d’identités.
  • Traçabilité complète : journal d’activité, traçabilité de connexion, visualisation, modification, suppression.
  • Gestion de la conservation : gestion des durées de conservation des documents,  gestion des emplacements de stockage.
  • Alerte et planification : gestion d’alertes d’arrivée, d’absence, de retard de documents selon vos processus métier.
  • Interface full web : accès par simple navigateur y compris pour l’administration.

Passez en mode collaboratif

Au-delà de la gestion documentaire, le travail collaboratif permet d’exploiter davantage le capital documentaire et la connaissance de l’entreprise répartis dans les services et entre les collaborateurs.
Travailler ensemble permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité. Numen propose une solution de portail collaboratif intégrée à la GED pour optimiser l’échange d’informations et la productivité :

  • Site web collaboratif : Créer et organiser des sites web collaboratifs autour de thématiques métiers, services, activités.
  • Communication  interne : publier des annonces, créer des pages web intranet personnalisées, partager un calendrier d’évènements, développer la communication interne
  • Collaborer : Travailler ensemble à plusieurs simultanément sur un même document, réaliser différentes versions et valider une version finale.
  • Liste de tâches : Créer, affecter des tâches à vos collaborateurs, prioriser, indiquer l’état d’avancement de tâches.
  • Enquêtes : Réaliser des enquêtes de satisfaction, des sondages, afficher les résultats sous forme graphique.
  • Forum de discussion : Créer, animer, des pages wiki et forum de discussion
  • Interface full web : accès par simple navigateur y compris pour l’administration.

GED

Intégré à SharePoint ou Office 365

Intégré à SharePoint ou Office 365

Easyfolder Document Manager est nativement connectable à SharePoint et Office 365. Les solutions collaboratives de Microsoft sont enrichies des fonctionnalités d’Easyfolder (plan de classement structuré, archivage à vocation probatoire, …) de façon transparente et complétement intégrée à l’interface de SharePoint et d’Office 365 : Composants webparts, applications SharePoint, recherche unifiée.

Communiquant et connecté

Easyfolder Document Manager est conçu pour s’intégrer naturellement avec vos applications métiers afin de permettre la récupération  de données, la création automatique de dossiers, la capture de documents ou tout simplement la visualisation de dossiers ou documents au sein de vos applications métiers. Les principes d’ouverture de la GED sont basés sur des techniques standardisées et efficaces : Iframe, lien URL, API, CMIS, web services.

Dataroom / Extranet sécurisé

Easyfolder Document Manager possède un module complémentaire pour étendre le partage de documents de la GED à vos collaborateurs externes, partenaires, clients. Ce module de Dataroom /extranet sécurisé permet simplement de sélectionner les dossiers / documents à partager en lecture ou collaboration selon une durée déterminée et de façon totalement sécurisée.

Eayfolder Toolbar connecté à la GED

Le module complémentaire Easyfolder ToolBar, est une barre d’outils disposée sur le bureau de l’utilisateur. Il offre les fonctionnalités de versement par un simple « glisser-déposer » et un accès rapide aux documents et informations d’Easyfolder sans quitter l’application métier client pour un gain de productivité supplémentaire.

 

Passez de la GED à l’archivage électronique

Easyfolder Document Manager est une solution 2 en 1 pour permettre à terme la mise en place de l’archivage électronique à vocation probatoire. Par l’activation de fonctionnalités supplémentaires, la GED Numen se transforme en un véritable Système d’Archivage Electronique (SAE) respectant les normes et la législation en vigueur en termes de conservation pérenne et intègre des données : Easyfolder Record Manager.

X